一、 为了加强工会委员会的档案管理工作，有效地保护和利用工会委员会的档案，根据《中华人民共和国档案法》、《哈尔滨工业大学档案工作条例》特制定本办法。

二、 工会委员会要认真落实各级有关档案管理工作的法律、法规和规章制度，增强档案工作的意识，提高档案管理水平，确保档案的完整与安全，充分发挥档案的作用。利用各种手段，做好档案工作。

三、 档案工作是工会委员会工作的组成部分，工会委员会形成的档案是工会委员会的宝贵财富。工会委员会全体工作人员都要重视档案工作，注意积累材料，按规定及时归档。

四、 工会委员会文书档案工作由工会办公室负责。立卷、归档、分类、编号等事项，按学校档案工作的有关规定执行。存档分为学校保存和工会委员会保存两种。

五、 工会委员会文书档案归档范围：

1． 工会会员代表大会、教职工代表大会的会议材料 。制定的各项规章制度。下发和上报的各类通知、文件、请示、报告。

2． 工会委员会、教职工代表大会常设主席团及各工作委员会形成的工作计划、工作总结、会议通知、会议记录、会议纪要、典型经验材料、调查材料、活动安排、照片等材料。各项活动所形成的通知，会议发言材料、会议记录、录音带、录像带、照片、活动结果等具有保存价值的文字材料、电子文件、图表、声像材料等不同载体和形成的历史纪录，统由活动主办人形成材料，交工会办公室归档。

3． 评选的各级各类先进集体和先进个人的通知、评选的先进集体和个人的名单、上报材料、先进事迹、表彰决定等材料。

4． 工会委员会、教职工代表大会有关的组织沿革和重大事记。

5． 学校党委、行政及上级机关下发的有关工会、教职工代表大会文件、材料以及其他应归档的材料。

六、工会文书档案整理和归档:

1． 工会办公室集中统一管理工会各类文书档案。负责建立立卷归档、档案保管、档案鉴定、档案利用、档案登记、统计等各项制度，接受、整理、分类、鉴定、统计、保管各类档案及有关文件资料。开发档案信息资源，积极主动提供利用。

2． 归档的文件材料收集要齐全完整，分门别类立卷归档。各种归档材料在材料内容形成后的十五天内归档。学校保存的档案，要及时送到学校档案馆归档。

3． 归档材料一律用16开归档纸书写。归档材料除图片、照片、会议记录外，其余均需具有原稿和打印件，有关文件需有红头和公章，不能用复印件。

4． 归档的文件材料要妥善保管，不得丢失、损毁、涂改、伪造和擅自销毁。

七、按有关规定做好财务档案和会员档案的管理工作。

八、采用先进的手段和办法，实现工会档案管理现代化。

九、档案管理人员职责：

1．档案管理人员要按归档范围、时间、质量、标准收集齐全、完整。并对各部档案工作进行业务指导。

2．档案管理要科学，档案要做到排列整齐合理，有完整、清楚的案卷目录、标题明显、书写工整、装订整齐、查阅方便。

3．档案的保管要保证整洁安全。环境要清洁。要有防火、防盗、防光、防虫、防鼠、防潮措施。

4．档案调阅时，档案管理人员要对调阅档案的名称、日期、调阅人姓名及单位、调阅理由，复制内容，重新归档时间等进行详细登记。

5．档案的鉴定要认真、细致。严格按档案保管期限和销毁规定处理。

6．档案的归档，保管、查阅、销毁要设置台帐、查阅目录，编制销毁清册。做到目录与档案相符。